COMMUNITY HUB
Политика конфиденциальности
Как сообществу проводить мероприятия во время пандемии
Список советов, инструментов и примеров
для организаторов мероприятий
Список советов, инструментов и примеров
для организаторов мероприятий
COVID-19 распространяется, и является ли реакция общества по этому поводу раздутой или нет, организаторы вынуждены менять свои планы.
Этот год обещает быть трудным для организаторов мероприятий. Если вы запланировали проведение ивента на ближайшее время, то вероятнее всего вы будете вынуждены отменить его или перенести. Сара Эванс составила список мероприятий, которые были перенесены или отменены.
Даже если ваше мероприятие запланировано на конец года, продвигать его не столкнувшись с проблемами со спонсорами или продажей билетов, будет трудно. Джесси Чар, сооснователь Layers Conference рассказала о том, насколько реальна эта проблема в своем твиттере. Что касается ежегодного самого крупного по комьюнити CMX Summit в Калифорнии, мы планируем провести данное мероприятие согласно графику, но все же не торопимся с продвижением в данное время.
Касается это не только подобных мероприятий. Мероприятия небольших масштабов также вынуждены искать альтернативы.
Но там где есть трудности – есть и возможности! Мероприятия, проведенные в онлайне, могут быть весьма успешными, привлекая тех участников, которых было бы очень трудно собрать в офлайне. Онлайн встречи и круглые столы дают возможность участникам поучаствовать в интересной дискуссии в комфортной, домашней обстановке. Конечно же, это не то же самое, что и офлайн встречи, но уникальные преимущества здесь присутствуют.
Потому, в это «трудное» для большинства лидеров сообществ время, вы можете посмотреть на сложившуюся ситуацию как на возможность развить онлайн составляющую вашего сообщества. Кто знает, может быть, вы решите проводить подобные встречи как дополнение к вашим очным встречам, когда лекарство против коронавируса будет найдено!
Этот год обещает быть трудным для организаторов мероприятий. Если вы запланировали проведение ивента на ближайшее время, то вероятнее всего вы будете вынуждены отменить его или перенести. Сара Эванс составила список мероприятий, которые были перенесены или отменены.
Даже если ваше мероприятие запланировано на конец года, продвигать его не столкнувшись с проблемами со спонсорами или продажей билетов, будет трудно. Джесси Чар, сооснователь Layers Conference рассказала о том, насколько реальна эта проблема в своем твиттере. Что касается ежегодного самого крупного по комьюнити CMX Summit в Калифорнии, мы планируем провести данное мероприятие согласно графику, но все же не торопимся с продвижением в данное время.
Касается это не только подобных мероприятий. Мероприятия небольших масштабов также вынуждены искать альтернативы.
Но там где есть трудности – есть и возможности! Мероприятия, проведенные в онлайне, могут быть весьма успешными, привлекая тех участников, которых было бы очень трудно собрать в офлайне. Онлайн встречи и круглые столы дают возможность участникам поучаствовать в интересной дискуссии в комфортной, домашней обстановке. Конечно же, это не то же самое, что и офлайн встречи, но уникальные преимущества здесь присутствуют.
Потому, в это «трудное» для большинства лидеров сообществ время, вы можете посмотреть на сложившуюся ситуацию как на возможность развить онлайн составляющую вашего сообщества. Кто знает, может быть, вы решите проводить подобные встречи как дополнение к вашим очным встречам, когда лекарство против коронавируса будет найдено!
Советы по отмене или переносе мероприятий
Если на ближайшие пару месяцев у вас запланировано мероприятие, высока вероятность того, что его придется отменить. Даже если вы не уверены, придется ли отменять мероприятие, задуматься о том, как отменить его наиболее безболезненным образом для вашего сообщества все-таки стоит.
Вот несколько советов о том, как можно поступить в сложившейся ситуации:
Возвраты. Предлагайте вашим участникам участие в предстоящих мероприятиях вашего сообщества вместо возврата денежных средств, чтобы пережить возможные финансовые удары. В подобных ситуациях часто приходится что-то отдать, чтобы получить что-то в будущем.
Рассмотрите ваши страховые возможности. Если вы еще не застраховали ваше мероприятие, то сейчас самое время. Изучите ваш страховой договор, чтобы понять, к чему вы подготовлены. К сожалению, большинство контрактов не предусматривают эпидемии вирусов как форс-мажорные ситуации, но рассмотреть сложившуюся ситуацию с юридической точки зрения не будет лишним, чтобы понять, какими возможностями вы располагаете.
Будьте лидером. Не молчите. Ваше сообщество нуждается в вашем руководстве. Регулярно просматривайте сообщения ВОЗ, чтобы вы могли обеспечить ваше сообщество наиболее актуальной информацией. Публикуйте на вашем сайте, в соцсетях информацию о возможных отменах и переносах, а также информацию о том, что вы делаете, чтобы позаботиться о здоровье и безопасности участников. Вот пример того, как это делает WorldCamp Asia.
Успокойтесь. Не усугубляйте ситуацию. Расскажите вашим участникам о том, как в сложившейся ситуации оставаться здоровыми и о вкладе вашего сообщества в это. Главное, помните, что грандиозные заявления и необоснованные прогнозы не помогут.
Свяжитесь с местными органами власти. Поддерживайте связь с местными здравоохранительными структурами, чтобы убедиться, что вы обладаете наиболее точной информацией, касающейся конкретно вашей области. Это также может помочь получить официальные документы, которые ваши участники смогут использовать, чтобы потребовать возврат средств, которые они потратили на дорогу и проживание.
Примеры коммуникации с сообществами по вопросу коронавируса:
Мишель Ким из Awaken привела пример того, как они взаимодействуют с участниками сообщества посредством электронной почты.
World Press опубликовала общий список советов по поводу посещения WorldCamps, а также советы местным организаторам, советы по отмене мероприятий и несколько идей о том, как проводить мероприятия в онлайне.
Вот несколько советов о том, как можно поступить в сложившейся ситуации:
Возвраты. Предлагайте вашим участникам участие в предстоящих мероприятиях вашего сообщества вместо возврата денежных средств, чтобы пережить возможные финансовые удары. В подобных ситуациях часто приходится что-то отдать, чтобы получить что-то в будущем.
Рассмотрите ваши страховые возможности. Если вы еще не застраховали ваше мероприятие, то сейчас самое время. Изучите ваш страховой договор, чтобы понять, к чему вы подготовлены. К сожалению, большинство контрактов не предусматривают эпидемии вирусов как форс-мажорные ситуации, но рассмотреть сложившуюся ситуацию с юридической точки зрения не будет лишним, чтобы понять, какими возможностями вы располагаете.
Будьте лидером. Не молчите. Ваше сообщество нуждается в вашем руководстве. Регулярно просматривайте сообщения ВОЗ, чтобы вы могли обеспечить ваше сообщество наиболее актуальной информацией. Публикуйте на вашем сайте, в соцсетях информацию о возможных отменах и переносах, а также информацию о том, что вы делаете, чтобы позаботиться о здоровье и безопасности участников. Вот пример того, как это делает WorldCamp Asia.
Успокойтесь. Не усугубляйте ситуацию. Расскажите вашим участникам о том, как в сложившейся ситуации оставаться здоровыми и о вкладе вашего сообщества в это. Главное, помните, что грандиозные заявления и необоснованные прогнозы не помогут.
Свяжитесь с местными органами власти. Поддерживайте связь с местными здравоохранительными структурами, чтобы убедиться, что вы обладаете наиболее точной информацией, касающейся конкретно вашей области. Это также может помочь получить официальные документы, которые ваши участники смогут использовать, чтобы потребовать возврат средств, которые они потратили на дорогу и проживание.
Примеры коммуникации с сообществами по вопросу коронавируса:
Мишель Ким из Awaken привела пример того, как они взаимодействуют с участниками сообщества посредством электронной почты.
World Press опубликовала общий список советов по поводу посещения WorldCamps, а также советы местным организаторам, советы по отмене мероприятий и несколько идей о том, как проводить мероприятия в онлайне.
Советы, как проводить мероприятия в онлайне
Show must go on! В то время, как очные встречи отменяются и переносятся, многие сообщества уходят в онлайн.
Онлайн-конференции – формат, популярность которого выросла за последние годы, может стать достойным инструментом развития сообщества. Конечно, они не обеспечивают того взаимодействия, которые обеспечивают встречи в реальной жизни, но все равно дают возможность учиться, делиться знаниями и налаживать нетворкинг.
Важно понимать, что онлайн-мероприятие – это нечто большее, чем простой вебинар, где все просто смотрят трансляцию в реальном времени. Онлайн-мероприятия могут включать в себя такие элементы очных мероприятий как нетворкинг, спонсорство, дискуссионные группы и.т.д.
Советы по управлению онлайн-мероприятием:
Обучите технический персонал. У участников наверняка возникнут технические проблемы. Убедитесь, что вы даете им достаточно времени, чтобы разобраться, а также, что вы понятно объясняете, как пользоваться технологиями, которые вы используете. Вместо того чтобы давать участникам ссылки на официальные руководства, создавайте собственные.
Планируйте, готовьтесь, репетируйте. Технические проблемы могут возникнуть и у вас, особенно если вы планируете проводить онлайн-трансляцию. Заранее спланируйте график, по которому все будет проходить, затем проведите репетицию (а то и несколько) с вашими спикерами, партнерами и вообще всеми, кто вовлечен в создание контента. Вы также можете заранее записывать ваш контент, чтобы убедиться, что никаких проблем с трансляцией не возникнет.
Определитесь, будете ли вы предлагать записи контента. Многие онлайн-мероприятия ведут запись своего контента, чтобы он был доступен и после его проведения. Учтите, что если вы упоминаете, что ваше мероприятие будет доступно в записи, это может повлиять на количество участников, которые в нем непосредственно поучаствуют. Тем не менее, это дает возможность продолжать собирать количество записавшихся и повысить охват вашего контента после того, как мероприятие завершится.
Договаривайтесь на берегу. Заранее объясните участникам особенности формата, в котором проходит ваше мероприятие. Объясните участникам, когда можно будет что-либо обсудить или внести какой-либо другой вклад в мероприятие, чтобы не попасть в ситуацию, в которой множество людей перебивают друг друга. Эти же правила также имеет смысл ввести во все чаты, которые у вас есть.
Создайте благоприятную атмосферу для нетворкинга. Секрет многих успешных очных мероприятий зачастую заключается не столько в контенте, сколько в общении во время перерывов. Организуя онлайн-мероприятие, следует сделать особый акцент на создание подобной атмосферы в онлайне.
Онлайн-конференции – формат, популярность которого выросла за последние годы, может стать достойным инструментом развития сообщества. Конечно, они не обеспечивают того взаимодействия, которые обеспечивают встречи в реальной жизни, но все равно дают возможность учиться, делиться знаниями и налаживать нетворкинг.
Важно понимать, что онлайн-мероприятие – это нечто большее, чем простой вебинар, где все просто смотрят трансляцию в реальном времени. Онлайн-мероприятия могут включать в себя такие элементы очных мероприятий как нетворкинг, спонсорство, дискуссионные группы и.т.д.
Советы по управлению онлайн-мероприятием:
Обучите технический персонал. У участников наверняка возникнут технические проблемы. Убедитесь, что вы даете им достаточно времени, чтобы разобраться, а также, что вы понятно объясняете, как пользоваться технологиями, которые вы используете. Вместо того чтобы давать участникам ссылки на официальные руководства, создавайте собственные.
Планируйте, готовьтесь, репетируйте. Технические проблемы могут возникнуть и у вас, особенно если вы планируете проводить онлайн-трансляцию. Заранее спланируйте график, по которому все будет проходить, затем проведите репетицию (а то и несколько) с вашими спикерами, партнерами и вообще всеми, кто вовлечен в создание контента. Вы также можете заранее записывать ваш контент, чтобы убедиться, что никаких проблем с трансляцией не возникнет.
Определитесь, будете ли вы предлагать записи контента. Многие онлайн-мероприятия ведут запись своего контента, чтобы он был доступен и после его проведения. Учтите, что если вы упоминаете, что ваше мероприятие будет доступно в записи, это может повлиять на количество участников, которые в нем непосредственно поучаствуют. Тем не менее, это дает возможность продолжать собирать количество записавшихся и повысить охват вашего контента после того, как мероприятие завершится.
Договаривайтесь на берегу. Заранее объясните участникам особенности формата, в котором проходит ваше мероприятие. Объясните участникам, когда можно будет что-либо обсудить или внести какой-либо другой вклад в мероприятие, чтобы не попасть в ситуацию, в которой множество людей перебивают друг друга. Эти же правила также имеет смысл ввести во все чаты, которые у вас есть.
Создайте благоприятную атмосферу для нетворкинга. Секрет многих успешных очных мероприятий зачастую заключается не столько в контенте, сколько в общении во время перерывов. Организуя онлайн-мероприятие, следует сделать особый акцент на создание подобной атмосферы в онлайне.
инструменты по проведению онлайн-мероприятий
Существует множество инструментов для проведения онлайн-мероприятий. Вот несколько из них:
Для нетворкинга:
Hop In – подходит для больших конференций и мероприятий. Пока что в бета-версии.
AirMeet – поддерживает до 1 млн. участников, позволяя им взаимодействовать друг с другом прямо как на реальной встрече.
Vfairs – подходит для ярмарок вакансий, онлайн-выставок, онлайн-конференций.
Run The World – бесплатный сервис для организаторов, но платный для участников (минимум 1$).
TEEOH – подходит для онлайн-встреч, групп вдохновителей (mastermind groups) и «бесед у камина» (fireside chats), а также дает возможность задавать стоимость и продавать билеты.
Toasty + Zoom – Как и Icebreaker дает возможность подключиться к мероприятию через смартфон.
Icebreaker – дает возможность проводить презентацию в формате видео (без показа экрана) и давать ссылки на YouTube. Главная фишка заключается в том, что Icebreaker дает возможность принять участие в серии игр друг с другом, через которые участники могут друг с другом знакомиться.
Традиционные вебинары:
Crowdcast – подходит для ток-шоу, вебинаров, вопросов и ответов (Q&A's).
6connex – подходит для выставок, ярмарок вакансий, а также для дистанционного обучения.
Hey Summit – позволяет делать из вебинаров и заранее записанного контента нечто большее. Необходимо дополнительное программное обеспечение.
RingCentral – подходит для классических вебинаров. Быстро рендерит записи.
Twitch – Twitch теперь подходит не только для геймеров. Сервис предоставляет возможности для социального взаимодействия, которые пригодились бы при организации онлайн-мероприятия.
Youtube Livestream – позволяет легко проводить трансляции с помощью ноутбука или смартфона в реальном времени.
Zoom – подходит для традиционных вебинаров.
Shindig – дает возможность провести видеоконференции, лекции, семинары, интервью перед тысячной онлайн-аудиторией.
Для онлайн-дискуссий:
Discord – не смотря на то, что сервис в большей степени ориентирован на геймеров, многие компанию используют его как более неформальную версию Slack.
Slack – подходит для организации нетворкинга по поводу вашего мероприятия.
Facebook Groups – Бесплатная опция с которой многие знакомы и которой умеют пользоваться.
Прочие инструменты:
Virtual Braindates – с помощью этого сервиса вы можете устраивать встречи участников с наставниками и экспертами в формате тет-а-тет и в маленьких группах.
Slido – простая в использовании голосовалка. Подходит как для онлайн, так и для оффлайн встреч. Бесплатная версия подойдет для большинства мероприятий.
Notion и Google Docs – хорошие инструменты для мероприятий, где участникам необходимо делать записи и делиться ими друг с другом.
Poll Everywhere и Kahoot – инструменты для вовлечения аудитории. Помогают несколько разнообразить мероприятие.
Для нетворкинга:
Hop In – подходит для больших конференций и мероприятий. Пока что в бета-версии.
AirMeet – поддерживает до 1 млн. участников, позволяя им взаимодействовать друг с другом прямо как на реальной встрече.
Vfairs – подходит для ярмарок вакансий, онлайн-выставок, онлайн-конференций.
Run The World – бесплатный сервис для организаторов, но платный для участников (минимум 1$).
TEEOH – подходит для онлайн-встреч, групп вдохновителей (mastermind groups) и «бесед у камина» (fireside chats), а также дает возможность задавать стоимость и продавать билеты.
Toasty + Zoom – Как и Icebreaker дает возможность подключиться к мероприятию через смартфон.
Icebreaker – дает возможность проводить презентацию в формате видео (без показа экрана) и давать ссылки на YouTube. Главная фишка заключается в том, что Icebreaker дает возможность принять участие в серии игр друг с другом, через которые участники могут друг с другом знакомиться.
Традиционные вебинары:
Crowdcast – подходит для ток-шоу, вебинаров, вопросов и ответов (Q&A's).
6connex – подходит для выставок, ярмарок вакансий, а также для дистанционного обучения.
Hey Summit – позволяет делать из вебинаров и заранее записанного контента нечто большее. Необходимо дополнительное программное обеспечение.
RingCentral – подходит для классических вебинаров. Быстро рендерит записи.
Twitch – Twitch теперь подходит не только для геймеров. Сервис предоставляет возможности для социального взаимодействия, которые пригодились бы при организации онлайн-мероприятия.
Youtube Livestream – позволяет легко проводить трансляции с помощью ноутбука или смартфона в реальном времени.
Zoom – подходит для традиционных вебинаров.
Shindig – дает возможность провести видеоконференции, лекции, семинары, интервью перед тысячной онлайн-аудиторией.
Для онлайн-дискуссий:
Discord – не смотря на то, что сервис в большей степени ориентирован на геймеров, многие компанию используют его как более неформальную версию Slack.
Slack – подходит для организации нетворкинга по поводу вашего мероприятия.
Facebook Groups – Бесплатная опция с которой многие знакомы и которой умеют пользоваться.
Прочие инструменты:
Virtual Braindates – с помощью этого сервиса вы можете устраивать встречи участников с наставниками и экспертами в формате тет-а-тет и в маленьких группах.
Slido – простая в использовании голосовалка. Подходит как для онлайн, так и для оффлайн встреч. Бесплатная версия подойдет для большинства мероприятий.
Notion и Google Docs – хорошие инструменты для мероприятий, где участникам необходимо делать записи и делиться ими друг с другом.
Poll Everywhere и Kahoot – инструменты для вовлечения аудитории. Помогают несколько разнообразить мероприятие.
Примеры хороших онлайн-мероприятий
К счастью, для многих компаний это уже пройденный путь, и у нас есть возможность поучиться на их примере. Вот несколько примеров:
altGDC – GDC перенесли свои мероприятия на Twitch для трансляций и Discord для обсуждения.
COLLISION | Toronto 2020 | "North America's fastest growing tech conference" – переехали в онлайн под названием "Collison from Home".
Resourcesfor Humans by Lattice – данное мероприятие собрало более 15000 участников работающих в сфере HR.
VMUG Virtual – в рамках мероприятия проводятся секционные заседания с живыми вопросами и ответами, онлайн-чат с экспертами, доступ к виртуальным стендам участников выставки.
Women-Led Summits – одна из лучших онлайн конференций "Ключи от конверсии" от сообщества Women-Led: 4 дня, 45 экспертов, 1000 советов по маркетингу от практиков.
WordSesh – образовательное онлайн мероприятие от WordPress, которое проходит по всему миру. Встроенные возможности для общения с другими посетителями, обсуждения в магазине, обмен заметками и поиск новых друзей со всего мира.
altGDC – GDC перенесли свои мероприятия на Twitch для трансляций и Discord для обсуждения.
COLLISION | Toronto 2020 | "North America's fastest growing tech conference" – переехали в онлайн под названием "Collison from Home".
Resourcesfor Humans by Lattice – данное мероприятие собрало более 15000 участников работающих в сфере HR.
VMUG Virtual – в рамках мероприятия проводятся секционные заседания с живыми вопросами и ответами, онлайн-чат с экспертами, доступ к виртуальным стендам участников выставки.
Women-Led Summits – одна из лучших онлайн конференций "Ключи от конверсии" от сообщества Women-Led: 4 дня, 45 экспертов, 1000 советов по маркетингу от практиков.
WordSesh – образовательное онлайн мероприятие от WordPress, которое проходит по всему миру. Встроенные возможности для общения с другими посетителями, обсуждения в магазине, обмен заметками и поиск новых друзей со всего мира.
При написании статьи были использованы материалы с сайта cmxhub.com